Erste Schritte: Antworten

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Von ganz alleine

Klicken Sie einfach bei einer E-Mail auf Antworten und ReplyButler wird eine Antwort vorformulieren. Diese passt dann automatisch in Sprache und Stil (Du/Sie) zu der Art wie Sie in der E-Mail angeredet werden. Sie können über das Anrede-Menü auch den Stil noch nachträglich ändern.

 

Ausnahmen

Sie können für jede Person einzeln Ausnahmen definieren. Zum Beispiel, wenn Sie einen guten Bekannten immer duzen wollen oder wenn Sie für einen Freund immer mit einer ganz speziellen, nur für ihn gültigen Grußformel, anreden möchten. Wählen Sie dazu im "Anrede" Menü den Menüpunkt "Ausnahme für diese Person...".

 

Floskeln ändern

ReplyButler bringt Anrede- und Grußformeln für diverse Sprachen fertig mit. Sie können natürlich auch Ihre eigenen Floskeln eingeben. Öffnen Sie dazu das "Konfiguration" Menü von ReplyButler und wählen "Optionen". Auf der Seite "Floskeln" können Sie diese Floskeln dann einstellen.

 

Problem: Falscher Absendername?

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Wenn Sie Ihren Namen korrekt in Outlook eingestellt haben, wird ReplyButler ihn automatisch erkennen. Klappt diese Erkennung nicht, dann werden Ihre E-Mails nicht korrekt unterschrieben und Sie müssen Ihren Namen einmal manuell eingeben. Öffnen Sie dazu das "Konfiguration" Menü von ReplyButler und wählen "Optionen". Auf der Seite "Meine Daten" geben Sie bitte Ihre Daten ein.

 

Problem: Keine Erkennung, wenn...

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In einigen Fällen kann ReplyButler keine Antwort vorformulieren. Und zwar immer dann, wenn beim Absender nicht eindeutig Vor- und Nachname identifiziert werden können.

 

Trick: Mehrsprachige Signaturen

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Evtl. haben Sie in Outlook eine Signatur mit Ihrem Kontaktdaten hinterlegt, die bei jeder Mail automatisch eingefügt werden. Sie können, wenn Sie das möchten, diese mehrsprachig gestaltet und in der passenden Sprache automatisch an Ihre E-Mails anfügen lassen. Entfernen Sie dazu die Signatur in Outlook und hängen Sie sie an die Grußfloskeln mit an (Siehe "Floskeln ändern").